Функции системы Портал ТСЖ

Портал ТСЖ - это Интернет-система управления ТСЖ, предназначенная для трех категорий пользователей:

  • Члены ТСЖ;
  • Председатель ТСЖ;
  • Бухгалтер ТСЖ.

Функции системы для членов ТСЖ

Просмотр новостей

На страницах Портала собственники могут просматривать новости ТСЖ за выбранный период. Уведомления о новостях отправляются на адрес электронной почты собственника, указанный при регистрации.

Просмотр документов ТСЖ

На Портале могут быть опубликованы различные документы:

  • Устав ТСЖ;
  • протокол общего собрания собственников;
  • бланки документов;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность ТСЖ;
  • договоры с подрядными организациями и поставщиками услуг;
  • и т.д.

Войдя в систему со своим логином и паролем, собственник может посмотреть и скачать опубликованные документы. Решение о публикации документов принимает Правление ТСЖ. Собственнику предоставляется доступ только к документам своего ТСЖ.

Просмотр сметы расходов ТСЖ

На Портале могут быть опубликованы сметы расходов за различные периоды. Также доступен отчет «Исполнение сметы», позволяющий оценить уровень фактических затрат и отклонение от плановых показателей сметы. Решение о публикации сметы принимает Правление ТСЖ.

Принятие решений с помощью Интернет-голосований

На Портале ТСЖ председатель может организовать интернет-голосования по различным вопросам деятельности ТСЖ. Результаты голосования оформляются в печатной форме с выводом итогов в количественном и процентном соотношении.

Печать квитанций на оплату жилищно-коммунальных услуг

Собственник может самостоятельно распечатать квитанцию за выбранный период или долговую квитанцию.

Просмотр начислений за жилищно-коммунальные услуги

Возможен просмотр начислений за жилищно-коммунальные услуги за выбранный период (месяц). По каждому начислению за период выводится подробная информация:

  • наименование услуги;
  • тариф на услугу;
  • количество для расчета, например площадь квартиры, показания счетчиков и т.д.;
  • сумма начисления по тарифу;
  • сумма льгот;
  • сумма дотаций и субсидий;
  • сумма перерасчета за предыдущие периоды;
  • итоговая сумма к оплате с учетом льгот, дотаций и перерасчетов.

Выбранное начисление можно распечатать в виде квитанции.

Просмотр платежей за жилищно-коммунальные услуги

Возможен просмотр поступивших платежей за жилищно-коммунальные услуги за выбранный период (месяц). По каждому платежу выводится подробная информация:

  • дата оплаты;
  • номер платежа;
  • сумма платежа.

Ввод показаний счетчиков (квартирных приборов учета)

Ввод показаний счетчиков (квартирных приборов учета) возможен по различным услугам. Например, холодное водоснабжение, горячее водоснабжение, электроэнергия и др. Перечень услуг настраивается в справочнике. В одной квартире может быть задано несколько счетчиков по каждой из услуг. Показания могут учитываться как в однотарифном, так и в двухтарифном режимах.

При вводе показаний система автоматически выводит данные за прошлый период и рассчитывает расход за текущий период по введенным данным.

На Портале ТСЖ реализована система автоматических напоминаний о необходимости ввода показаний счетчиков.

Регистрация заявок на ремонт

На Портале можно подать заявку на ремонт с описанием неисправности. Зарегистрированная заявка направляется сотруднику ТСЖ, ответственному за данный вид ремонта, или поставщику услуг. Копия заявки направляется председателю ТСЖ.

По мере выполнения заявок, им присваиваются статусы: новая, в работе, выполнено. Увидеть текущее состояние, а также архив предыдущих заявок можно в журнале заявок.

Просмотр информации о ТСЖ

На Портале может быть размещена различная информация о ТСЖ:

  • адрес и телефоны;
  • банковские реквизиты;
  • список сотрудников ТСЖ;
  • графики работы председателя и бухгалтера ТСЖ;
  • справочник коммунальных служб.

Решение о публикации информации принимает Правление ТСЖ.


Функции системы для председателя ТСЖ

Ведение сметы расходов

Работа со сметой начинается с настройки справочника «Статьи затрат сметы», в котором вы можете добавлять, редактировать и удалять статьи затрат. Справочник имеет иерархическую структуру. Вы можете создавать статьи затрат и объединять их в группы.

Ведение сметы расходов. На Портале вы можете создавать документы «Смета расходов» за различные периоды и для различных целей финансирования. Это может быть годовая смета расходов на «Содержание жилого комплекса», квартальная смета на выполнение ремонтных работ или смета на выполнения определенного вида работ, например строительство детской площадки или автостоянки.

В документе «Смета расходов» задаются статьи затрат, плановые суммы расхода по статьям затрат за весь период действия сметы, а при необходимости - сумма перерасхода или экономии по статьям затрат за предыдущий период.

При этом автоматически рассчитывается итоговый расход за период с учетом перерасхода или экономии, план расхода на 1 календарный месяц и на 1 кв. м. площади. Итоговое значение расхода на 1 кв. м. площади в месяц определяет тариф на техническое обслуживание жилого комплекса.

Исполнение сметы. Для учет фактических расходов по смете предназначен документ «Фактический расход по смете», в котором задается статья и сумма расхода. Контроль соответствия плановых и фактических расходов по смете осуществляется с помощью отчета «Исполнение сметы».

Публикация сметы для собственников. Смета расходов может быть доступна для собственников вашего ТСЖ. Публикация сметы на Портале выполняется нажатием кнопки «Опубликовать» в форме документа «Смета расходов».

В тоже время, смету можно использовать как внутренний инструмент контроля для председателя и бухгалтера ТСЖ. Если вы хотите, чтобы смета была доступна только бухгалтеру и председателю ТСЖ, установите для нее статус «Проект».

Автоматизация диспетчерской службы

На Портале ТСЖ реализованы механизмы, позволяющие автоматизировать функции диспетчерской службы:

  • регистрация заявок, при которой указываются дата и время поступления заявки, вид заявки, источник, описание неисправности, дата и время оповещения поставщика о неисправности, поставщик услуги, телефоны сервисных служб, статус выполнения заявки (новая, в работе, выполнена), дата и время исполнения заявки, дополнительная информация;
  • ведение журнала заявок с возможностью вывода на печать;
  • автоматическое предупреждение об истечении срока выполнения заявки и оповещение о просроченных заявках;
  • анализ и контроль исполнения заявок по поставщикам, срокам исполнения, видам неисправностей и т.д.

Публикация новостей

Председатель правления и бухгалтер могут публиковать различные новости для собственников: дата проведения общего собрания, график проведения ремонтных работ и т.д. Нажатием одной кнопки можно отправить собственникам по электронной почте уведомление с текстом новости.

Организация Интернет-голосований

Инициировать процедуру голосования на Портале может председатель ТСЖ. В новом голосовании назначается срок окончания голосования, задаются варианты решений вопроса. Также настраивается возможность выбора только одного варианта или возможность выбора нескольких предложенных вариантов. Например, один вариант выбора - голосование за один из трех проектов строительства, несколько вариантов - выбор 3 членов ревизионной комиссии из 10 предложенных кандидатов.

При вводе нового голосования происходит автоматическое оповещение собственников по электронной почте о начатом голосовании.

Результат голосования оформляется в печатной форме с выводом итогов в количественном и процентном соотношении.

Голосование на Портале не исключает необходимости созыва общего собрания собственников, но выносит обсуждение вопросов за его рамки и позволяет принять решение заочно.

Публикация документов ТСЖ

Председатель правления и бухгалтер могут публиковать на Портале различные документы:

  • Устав ТСЖ;
  • протокол общего собрания собственников;
  • бланки документов;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность ТСЖ;
  • договоры с подрядными организациями и поставщиками услуг;
  • и т.д.

Войдя в систему со своим логином и паролем, собственник может посмотреть и скачать опубликованные документы своего ТСЖ.

Функции системы Портал ТСЖ для бухгалтера

Оповещение должников

Оповещение должников выполняется автоматически. Для настройки функции оповещения необходимо задать пороговую сумму задолженности, при превышении которой происходит информирование должника, и дату оповещения.

Оповещение собственников о необходимости ввода показаний счетчиков

Оповещение о необходимости ввода показаний счетчиков (квартирных приборов учета) выполняется автоматически. Для настройки функции оповещения необходимо задать дату оповещения.

Учет платежей за жилищно-коммунальные услуги

Для учета платеже за ЖКУ предназначен документ «Платеж». При вводе документа выбирается лицевой счет, устанавливается дата и сумма платежа.

Посмотреть список платежей за выбранный период можно в журнале платежей. Для удобства просмотра записи журнала можно отфильтровать по лицевым счетам. Для журнала платежей создана печатная форма.

Обмен данными с системой «1С:Предприятие»

Обмен данными с системой «1С:Предприятие» выполняется с помощью обработок. При заключении договора вам бесплатно предоставляется обработка для выгрузки из программы «1С:Предприятие» следующих данных:

  • справочник лицевых счетов;
  • справочник услуг;
  • справочник тарифов на услуги;
  • справочник счетчиков.

За дополнительную плату предоставляется обработка, выполняющая следующие функции:

  • выгрузка начислений по лицевым счетам;
  • выгрузка платежей;
  • загрузка показаний счетчиков.